اگر چه د رعمل، اسناد، از فعالیت های گذشته ی بشر تشکیل و ثبت و ضبط شده است، ولی در حقیقت مورد استفاده ی آن ها برای حال و آینده می باشد. مدیریت مطلوب اسناد منجر به صرفه جویی در زمان و سرمایه می گردد. انتقال بهتر اطلاعات در سازمان های غیردولتی نتیجه ی مدیریت صحیح اسناد است. با حفاظت بعضی اسناد، آیندگان قادر به مطالعه و درک بهتر نقش و وظایف این سازمان ها خواهند بود. برای سازمان های غیردولتی، حفاظت از آرشیوها، جنبه ی خدمت رسانی عمومی دارد. سازمانی که سوابق و آرشیو های خود را حفاظت نمی کند، به دست فراموشی سپرده می شود. مدیریت مطلوب اسناد در یک سازمان با میزان در دسترس بودن اطلاعات، نمود پیدا می کند اسناد محتوی اطلاعات باارزش می تواند برای اهداف متنوعی در سازمان غیردولتی استفاده شود.